Przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej

odbywa się w oparciu o dwustronną umowę cywilno-prawną. Dokumentacja złożona do przechowywania składowana jest przez wymagany okres zgodnie z przepisami zawartymi w Ustawie z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2015r., poz. 1446 z późn. zm.) oraz w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005r. Nr 32, poz. 284), bądź przez okres umowny określony przez strony umowy. Dokumentacja przechowywana jest w odpowiednio oznakowanych opakowaniach jednostkowych i zbiorczych. Ewidencja dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców w składnicy akt prowadzona jest w formie papierowej oraz dodatkowo dla bezpieczeństwa w formie elektronicznej. Powierzona dokumentacja przechowywana jest w specjalistycznych pomieszczeniach mających zabezpieczenia przeciwpożarowe, antywłamaniowe i odpowiedni dozór. Dbamy o odpowiedni stan fizyczny dokumentów kontrolując codziennie warunki wilgotności i temperatury.

W ramach zawartej umowy przygotowujemy dokumentację (katalog, spisy zdawczo-odbiorcze) przejmowanych zasobów niearchiwalnych, a po upływie okresu przechowania dokumentacji danej kategorii dokonujemy komisyjnego niszczenia, włącznie z wystawieniem stosownego protokołu. Brakowanie (niszczenie) dokumentacji kategorii B, której czas przechowywania minął odbywa się w warunkach zapewniających poufność powierzonych materiałów oraz przy zachowaniu przepisów o ochronie danych osobowych. Składający może w każdym czasie żądać zwrotu lub udostępnienia przechowywanych dokumentów. Obsługa byłych pracowników firm, których akta osobowo-płacowe są przechowywane w Składnicy odbywa się w siedzibie Spółki w Jaśle lub bez konieczności przyjazdu do siedziby, odpisy bądź uwierzytelnione kopie dokumentów są wydawane na przesłany wniosek, a następnie wystawiana dokumentacja przesyłana jest listem poleconym do wnioskodawcy.